La Racchetta ODV — Magazzino

Che cos’è

È il magazzino de La Racchetta ODV: tiene il conto di quello che c’è in ogni sede, di chi ha in carico che cosa, e produce i documenti di consegna da far firmare.

Si lavora da una pagina sola — https://racchettaodv.it/, protetta da password. Non serve entrare nel pannello di WordPress: le schede in cima alla pagina sono tutto quello che serve per il lavoro di ogni giorno.

Stai usando la versione 1.36.0 del magazzino. Serve saperlo quando si carica un aggiornamento: se dopo il caricamento questo numero non è cambiato, l’aggiornamento non è andato a buon fine — capita che la schermata di WordPress dica «fatto» senza aver sostituito niente — e va rifatto.

Da dove si parte

Ogni passo ha bisogno del precedente. Saltarne uno fa perdere tempo dopo.

1. Fornitori — almeno uno, altrimenti la merce non si può caricare.
2. Articoli — il catalogo. Le taglie separate da virgola generano da sole una variante e un codice QR per ciascuna: 002 con m, l diventa 002-M e 002-L.
3. Soci — i volontari, con tessera e taglie. Si inseriscono a mano o si importano da un file CSV.
4. Carico merce — quello che c’è già in magazzino, o il primo acquisto.
5. Etichette QR — per ultime, quando codici e articoli sono definitivi: un’etichetta stampata e applicata non si cambia più.

Le schede, una per una

Riepilogo

La prima cosa che si vede: i pulsanti grandi delle azioni più frequenti, i numeri della sezione (ordini in corso, DDT in arrivo, articoli, dotazioni, soci, sotto scorta) e gli ultimi ordini. I riquadri sono cliccabili e portano dove serve.

Nuovo ordine

È la richiesta che una sezione fa al magazzino centrale. Al centrale questa scheda non compare: aprirla da lì sarebbe un ordine fatto a sé stesso. Quello che il centrale chiede fuori sta in Ordini al fornitore.

Serve a chiedere materiale al magazzino centrale. Si scorre il catalogo e si scrive la quantità solo sulle righe che servono. Per ogni riga si può indicare:

• per chi — il socio a cui va il materiale, oppure «scorta di sezione»;
• dotazione o da pagare — la seconda finisce nel conto della sezione verso il centrale.

Se lo stesso articolo e la stessa taglia servono a due persone diverse, il pulsante «+ un’altra persona» aggiunge una riga con il suo destinatario. Due paia di scarponi della stessa taglia per due volontari sono due righe, non una da due.

Ordine dall’email (al centrale)

Finché le sezioni non entrano nel sistema gli ordini arrivano per posta, e li scrive il magazzino. La scheda chiede chi ha chiesto e quando, poi le righe come nella Consegna: codice, pezzi, sigla del volontario.

La data è quella dell’email, non quella in cui la ricopi: da lì esce la precedenza quando il materiale non basta per tutti, e se fosse la data della battitura la precedenza la deciderebbe chi scrive più in fretta. Nel futuro non si può scrivere.

L’ordine non muove niente dal magazzino: mette in coda la richiesta. La roba esce quando l’ordine viene evaso.

I miei ordini

Lo stato delle richieste inviate: in attesa, in preparazione, evase in parte, evase, consegnate.

Ordini delle sezioni (al centrale)

È la coda. In cima gli ordini che aspettano, dal più vecchio: è l’ordine in cui si servono. Per ciascuno si vede la sezione, da quanti giorni aspetta e quanti pezzi mancano — cioè quanto è stato chiesto e non ancora dato, perché un ordine evaso a metà resta in coda per il resto. Sotto, chiusi, gli ordini già fatti.

Con un pezzo solo in magazzino e due sezioni che lo vogliono, la precedenza è di chi ha chiesto prima: è scritto nella riga, non va ricordato.

Consegna

Il documento che scarica il magazzino subito, senza aspettare un ordine. Si usa quando la roba passa di mano adesso: il volontario è lì davanti e gliela stai dando.

Esce dalla giacenza della propria sezione: quello che sta al centrale arriva in sezione con un documento di consegna del centrale, non ci si serve da soli. Chi gestisce il centrale, invece, sceglie da quale magazzino far uscire la roba — ma consegna solo a una sede o a un esterno, mai a un singolo volontario: il materiale va alla sezione, ed è la sezione che lo consegna al socio e gli fa firmare il foglio. Poi si dice a chi va:

• a un socio — esce dal magazzino ed entra nella sua dotazione personale;
• a un’altra sede — trasferimento: cala da una, sale nell’altra;
• a un esterno — officina, riparazione: esce e basta.

Dal magazzino centrale le righe si scrivono. Finché le sezioni non entrano nel sistema gli ordini arrivano per email, e chi sta al banco li ricopia: una riga per articolo e per persona, con il codice (o sparato con la pistola), i pezzi e la sigla del volontario. Scrivendo il codice compaiono subito descrizione, prezzo e quanti ce n’è in magazzino, così un codice sbagliato si vede prima di salvare.

La sigla cambia dove finisce la roba, ed è la cosa da capire una volta per tutte:

• riga con la sigla — esce dal centrale e va in carico a quel volontario. Non passa dalla giacenza della sezione: ce l’ha lui, non lo scaffale, e contarla in tutt’e due i posti vorrebbe dire contarla due volte;
• riga senza sigla — entra nel magazzino della sezione come scorta, come è sempre stato.

Un documento solo può avere tutt’e due le cose. Il «si paga?» non cambia dove va la roba: dice soltanto se quella riga la sezione la paga al centrale. I DPI nascono con «no, in dotazione» già impostato — sono dovuti a chi va sul posto — e se serve si cambia. Gli errori dicono sempre quale riga: su un modulo di venti righe «il codice non esiste» senza il numero fa ricominciare da capo.

Le quantità si compilano a mano o con la pistola. Alla fine si stampa il foglio con le due righe per le firme. Se la quantità non c’è, il documento non viene emesso: il sistema lo dice e non registra niente a metà.

Documenti

I documenti di consegna emessi e ricevuti dalla sezione, con la ristampa. La stampa è una pagina a sé, senza menu, pronta per la stampante o per il salvataggio in PDF dal browser.

Giacenze e Dotazioni

Giacenze: cosa c’è in sezione, articolo per taglia. Dotazioni: chi ha in carico che cosa. Una dotazione nasce quando un documento di consegna con un nome sopra viene consegnato.

Soci — e «Volontari», al centrale

L’anagrafica dei volontari si apre solo da dentro una sezione: il magazzino centrale non crea soci e non li corregge. Al centrale la stessa voce apre un elenco in sola lettura — nome, sezione, taglie e qualifiche — che è quello che serve a chi prepara la roba: la taglia per mandare la misura giusta, la qualifica per sapere se quel DPI gli si può dare. Attestati e visite mediche lì non compaiono: sono documenti personali, con dentro la data di nascita, e per muovere del materiale non servono.

Nella scheda della sezione, invece, c’è tutto. Nella scheda di un socio ci sono la tessera, le taglie, le qualifiche, gli attestati — che riportano la data di nascita — e le visite mediche: per muovere del materiale non serve niente di tutto questo. I nomi restano leggibili dove servono, cioè su ordini, documenti di consegna, dotazioni e conti.

Dall’elenco del centrale si scrivono sigla, cognome e nome, e in fondo si può aggiungere un volontario con sezione, cognome, nome e sigla: serve quando in un ordine arrivato per email c’è un nome che in anagrafica non c’è ancora, e fermarsi lì vorrebbe dire non registrare la consegna. Tutto il resto — tessera, taglie, qualifiche, attestati, visite mediche — resta della sezione. Due volontari della stessa sezione non possono avere la stessa sigla: la consegna non saprebbe a chi dei due dare la roba.

Il caricamento iniziale dei soci si fa dal pannello di WordPress (Magazzino → Soci), con l’importazione da CSV: quella strada richiede un utente WordPress, non la password del magazzino.

Oltre ai dati e alle taglie:

• Qualifiche — AIB, Protezione civile, Alto rischio sono già dentro. Il riquadro «Qualifiche disponibili» dice quali si possono assegnare: l’elenco è lo stesso per tutte le sezioni e lo tiene il magazzino centrale, perché se ognuna ci aggiungesse le sue ci si ritroverebbe «AIB», «A.I.B.» e «Antincendio» per la stessa cosa.
• Attestati — aprendo un socio con «modifica» si allega il PDF o la fotografia di ogni attestato, con la qualifica a cui si riferisce, la data di rilascio e quella di scadenza. Gli scaduti sono in rosso; quelli in scadenza entro due mesi compaiono in cima all’elenco dei soci.
• Ricerca — per cognome, nome o tessera, e per qualifica. Scegliendone più di una si può chiedere «almeno una» oppure «deve averle tutte».

Un socio che ha smesso non si cancella: si spunta «Non più attivo». Sparisce dalle tendine e lo storico delle sue dotazioni resta leggibile.

Il mio conto

Due conti diversi, e la scheda li tiene separati perché sommarli vuol dire non sapere più niente:

• Quello che la sezione deve al magazzino centrale. Nasce dalle righe «da pagare» dei documenti di consegna e si chiude con i versamenti che il centrale registra quando riceve i soldi: qui si vedono, non si scrivono.
• Quello che i volontari devono alla sezione. Questo è affare vostro: quanto far pagare lo decidete voi, il magazzino non c’entra. Qui si vede chi deve quanto e si segna chi ha versato.

Una quota incassata da un socio non abbassa il debito verso il centrale: sono soldi che la sezione ha in mano e che al centrale deve ancora versare. Il programma lo dice ogni volta che se ne segna una, per non farlo scoprire a fine mese.

Scarica il modulo

Un file CSV già compilato con il catalogo e i soci della sezione, da riempire senza connessione e ricaricare dopo. Serve a chi ordina dove internet non arriva.

Scheda di intervento

Compare solo nelle sezioni che ce l’hanno — oggi Capalbio, Alta Maremma e Argentario — e apre la pagina del modulo da compilare dopo un intervento, che si manda per email alla sezione. È una pagina a sé e non chiede password: a chi rientra da un incendio di notte non si chiede di ricordarsi una password, altrimenti la scheda finisce su un foglietto.

Le schede del magazzino centrale

Articoli e Fornitori

Il catalogo, chi vi vende il materiale e l’elenco delle qualifiche. Stanno tutti e tre al centrale per la stessa ragione: sono gli stessi per tutte e trentatré le sezioni, e una sezione che li cambia li cambia a tutte. Se a una sezione manca un articolo, un fornitore o una qualifica, lo chiede al centrale.

Nell’elenco delle qualifiche, accanto a ognuna, si scrivono il gruppo e la dicitura — la colonna «a che cosa serve» — direttamente sulla riga, con un clic solo. La dicitura è quella che si legge quando fra un anno nessuno si ricorda più che differenza ci sia fra due sigle.

Se una voce di base è sparita — una qualifica cancellata per sbaglio, una categoria che non è mai nata — in cima alla scheda compare un riquadro giallo che dice che cosa manca e un pulsante che lo rimette con il nome e la descrizione giusti. Segnala anche quello che c’è ma è incompleto: una qualifica senza dicitura, una categoria senza descrizione. Non tocca niente di quello che c’è già — non rinomina, non cancella, non sovrascrive una dicitura scritta da voi — e una qualifica «a riposo» la riattiva solo dopo avertelo detto. Quando è tutto a posto il riquadro sparisce.

La categoria si sceglie sulla riga del catalogo: una tendina per ogni articolo, che si salva da sola appena scegli — il «salva» accanto serve solo se nel browser JavaScript è spento. La qualifica richiesta invece si legge sotto il nome dell’articolo e si cambia da «modifica»: è una cosa che si guarda, non che si corregge tutti i giorni. Il riquadro delle voci di base crea le categorie, ma non può decidere quale articolo ci va dentro — quello lo sa solo chi il materiale lo conosce. Se in Inventario una riga dice «senza categoria», è un collegamento: porta all’articolo da sistemare. Per vederli tutti insieme, nel catalogo c’è il filtro «senza categoria».

Ogni articolo può stare in una categoria — abbigliamento, gadget, DPI, attrezzatura — e in una sola: due confondono e basta. Le categorie si aggiungono dal riquadro in fondo alla scheda — con una descrizione facoltativa, che è quella che evita di ritrovarsi «Varie» e «Materiale» senza che nessuno sappia più che cosa ci va dentro — e in cima al catalogo diventano un filtro: con duecento articoli in ordine di codice, trovare una polo senza filtro non lo fa nessuno. Una categoria che ha dentro degli articoli non si cancella — prima vanno spostati, o lasciati senza.

Sull’articolo si può indicare una qualifica richiesta: quando quel materiale viene chiesto o consegnato a chi non ce l’ha, il sistema avvisa e lascia procedere. Avvisa, non blocca: la decisione resta di chi consegna.

Ogni qualifica può stare in un gruppo — AIB, protezione civile, sanitario, quello che vi torna comodo. Il gruppo non cambia niente di quello che il programma fa: il requisito di un articolo resta sempre la singola qualifica. Serve a leggere. Le qualifiche dello stesso gruppo compaiono insieme, sotto la loro intestazione, nella tendina «riservato a chi ha la qualifica» e nella scheda del socio: con tre qualifiche non serve, con trenta una tendina piatta non la consulta più nessuno. Si scrive riga per riga nel riquadro delle qualifiche, si può lasciare vuoto, e chi non ne ha uno finisce in fondo sotto «senza gruppo» — in cima starebbe sotto un’intestazione muta e non si capirebbe se sono le più importanti o le dimenticate.

Nel riquadro delle qualifiche, accanto a ognuna, si vede a quanti soci è assegnata e quanti articoli la richiedono. Due cose da non confondere:

• A riposo — la toglie dalle tendine e lascia tutto il resto come sta: i soci che ce l’hanno continuano ad averla, gli attestati restano attaccati, lo storico si legge. Resta nell’elenco, segnata «a riposo», e da lì si riattiva.
• Cancella — la fa sparire, e si può fare solo quando non compare da nessuna parte: nessun socio, nessun articolo, nessun attestato. Altrimenti il sistema rifiuta e dice dove compare, perché cancellarla lascerebbe degli attestati che non dicono più di che cosa sono.

Nelle note del fornitore ci sta quello che serve a riconoscerlo: caratteristiche tecniche di ciò che fornisce, certificazioni, taglie che tratta, tempi di consegna, il nome di chi risponde al telefono.

Carico merce

Quando arriva la merce dal fornitore. Si indica il documento del fornitore, si compilano le quantità (anche con la pistola) e il costo — che è già proposto con l’ultimo pagato.

Il costo scritto diventa l’ultimo costo d’acquisto dell’articolo, ma solo se il documento è più recente di quello già registrato: una fattura vecchia inserita in ritardo non sporca il dato.

Giacenza iniziale

Il magazzino non nasce vuoto. Il primo giorno gli scaffali sono già pieni di roba comprata negli anni, spesso senza sapere più da chi: il Carico merce non serve, perché pretende un fornitore e una fattura che non ci sono. Questa scheda registra quello che c’è: si sceglie la sede, si contano i pezzi e si scrivono.

Tre cifre, e non vanno confuse:

• Pezzi contati — quanti ce ne sono davvero. È l’unica obbligatoria.
• Valore — quanto vale quel pezzo per il magazzino. Facoltativo, serve a sapere quanto vale la merce il primo giorno. Non diventa il prezzo dell’ultimo acquisto: quello deve venire sempre da una fattura, altrimenti nessuno sa più se quella cifra è un dato o il ricordo di qualcuno.
• Prezzo alla sezione — quello che la sezione paga al centrale, ed è quello che finisce nei documenti di consegna. Si può scrivere da qui, perché anche la merce che era già in casa va fatta pagare: un articolo senza prezzo addebita zero e non lo dice a nessuno.

Il prezzo sta sull’articolo, non sulla taglia: una polo costa uguale in M e in XL, e il campo compilato sulla prima riga vale per tutte le sue taglie.

Si usa una volta per sede. Rifacendola le quantità si sommano: non è il modo di correggere un errore.

Inventario

Che cosa c’è in magazzino adesso e quanto vale, con la ricerca e lo scarico in CSV per portarlo nel foglio di calcolo.

Non ci sono due magazzini separati, uno «iniziale» e uno «caricato»: c’è un conto solo. La quantità che leggi è il saldo di tutto quello che è successo a quell’articolo — entrato con la giacenza iniziale, entrato coi carichi dal fornitore, uscito coi documenti di consegna, corretto con le rettifiche. È quello che trovi sullo scaffale.

Scegliendo «tutti i magazzini» si vede il totale dell’associazione: quanto vale tutto, con il dettaglio sede per sede e le quantità dello stesso articolo sommate fra le sedi.

Il riquadro «da dove è entrata e dov’è andata» risponde all’altra domanda: quanta roba è entrata con la giacenza iniziale, quanta coi carichi, quanta è uscita e come. Attenzione: quelli sono movimenti, non quello che c’è. Un articolo entrato cento volte e uscito cento volte ha saldo zero, ma nei movimenti si vede tutto.

Ogni riga porta la categoria dell’articolo, e in cima si può filtrare per categoria — compreso «senza categoria», che è la domanda più utile dopo un caricamento grosso: sono gli articoli che nessuno ha ancora messo a posto. Il riquadro «categoria per categoria» dice quanto vale ciascuna, e la somma delle categorie è sempre il totale del magazzino. La categoria si mette sull’articolo, dalla scheda Articoli con «modifica»: se in Inventario una riga dice «senza categoria» è perché lì non è stata scelta. Il filtro viaggia anche nel CSV, e il foglio scrive in testa quale categoria stai scaricando.

L’inventario mostra quello che c’è: un articolo a catalogo che in magazzino è a zero non compare, e non è un errore — non c’è. Per vederlo lo stesso, con lo zero accanto, c’è «mostra anche quello a zero» accanto alla ricerca. Serve quando si cerca un articolo e non lo si trova: così si vede se manca dal magazzino o manca dal catalogo. Gli zeri non spostano né i pezzi né il valore.

Il valore unitario viene da due strade diverse, e la schermata dice sempre quale:

• ultimo acquisto — quanto è stato pagato l’ultima volta a un fornitore, con la data. Viene da una fattura, ed è il dato buono;
• scritto a mano — per la roba che c’era già il primo giorno e che non è mai stata comprata: è la cifra messa nella giacenza iniziale o nell’ultima correzione.

Il prezzo è dell’articolo, non della taglia. Le tute AIB taglia S e taglia XL costano lo stesso, e il programma si comporta così: il costo scritto su una riga di fattura finisce su tutte le taglie di quel codice, e il valore scritto a mano su una taglia vale per tutte. Si contano i pezzi taglia per taglia — quelli sono diversi — ma il prezzo si scrive una volta. L’unico freno: una fattura più vecchia non sovrascrive una taglia che ha già un costo di data più recente, altrimenti caricare oggi una bolla di marzo riporterebbe indietro i prezzi.

Se non c’è né l’uno né l’altro la riga dice senza valore e resta fuori dal totale: contarla zero euro farebbe tornare i conti sbagliati senza che nessuno se ne accorga.

Lo storico delle correzioni sta chiuso in fondo alla scheda: si apre con «mostra le correzioni fatte» e si richiude con «nascondi». È chiuso perché non serve tutti i giorni, non perché sia stato tolto — quello che è scritto resta scritto. Lo stesso vale per l’elenco delle giacenze iniziali già registrate.

Da qui si correggono gli errori di conta. Hai scritto 20 e in magazzino ce n’erano 18? Si apre la riga con «correggi», si scrive la quantità vera e perché. Quello che è già scritto non si tocca: il programma aggiunge un movimento di rettifica che porta il saldo a quello che hai contato. Fra sei mesi si vede che quel giorno c’è stata una correzione, di quanto e per quale motivo — e un errore corretto resta un fatto, non una cosa sparita.

Il motivo è obbligatorio, e non è una formalità: una rettifica senza motivo, riletta fra un anno, non si distingue da un ammanco.

Il valore si corregge solo dove è stato scritto a mano. Dove viene da un acquisto si cambia dal Carico merce, con il documento del fornitore davanti: il prezzo d’acquisto deve venire sempre da una fattura.

Cassetto

Il posto dove tenere la carta che non appartiene a un socio e non sta in una fattura: biglietti da visita, schede tecniche, listini, garanzie, certificati. Roba che oggi sta in una cartella del computer di qualcuno e il giorno che serve non la trova nessuno.

Ogni documento ha un titolo e una nota che si possono correggere quando si vuole, e si può agganciare a un fornitore o a un articolo. Il file invece non si cambia: per un documento diverso se ne carica uno nuovo, così la riga descrive sempre quello che c’è dentro.

Vanno PDF e fotografie, fino a 12 MB; le fotografie grandi vengono rimpicciolite da sole. I file stanno in una cartella chiusa, con un nome inventato dal sistema, e si aprono solo passando da qui — un biglietto da visita è il nome e il telefono di una persona, e nella libreria media di WordPress, che è pubblica, non ci va. Il cassetto è del centrale: le sezioni non lo vedono.

Ordini al fornitore

Quello che il magazzino centrale chiede a chi gli vende la merce. La aprono il titolare e chi si occupa degli accessi: lì dentro ci sono i prezzi d’acquisto e gli impegni di spesa. Chi sta al banco carica la merce quando arriva, ma non manda ordini.

La tabella parte da quello che manca davvero e propone già le quantità:

• Aspettano — quanto le sezioni hanno chiesto e non si è potuto evadere, con quante sezioni sono in attesa. È il motivo per cui si ordina, e tenerlo a mente a memoria vuol dire dimenticare una sezione.
• In magazzino — la giacenza al centrale, che una parte la copre già.
• Già ordinato — quello che è stato chiesto a un fornitore e non è ancora arrivato. Senza questo numero si ordina due volte la stessa roba.

La quantità proposta è aspettano − in magazzino − già ordinato, e si corregge a mano. Le righe che nessuno ha chiesto restano vuote e si riempiono quando serve: la scorta si rifà anche se non c’è nessuno in attesa.

L’ordine si salva come bozza o si segna subito inviato, e si stampa su un foglio con l’intestazione dell’associazione, da mandare al fornitore. Una bozza si cancella; un ordine già mandato no — si segna annullato, così resta scritto che c’era.

«È arrivato» non carica il magazzino. Dice solo che l’attesa è finita e quelle quantità smettono di contare fra le cose già ordinate. La merce entra dal Carico merce, con la fattura o il documento del fornitore in mano: è lì che si scrivono le quantità vere e i costi veri, ed è il costo di quel momento che diventa l’ultimo prezzo d’acquisto dell’articolo. Il prezzo scritto sull’ordine è solo quello che ti aspetti di pagare.

Conti sezioni

Quanto deve ogni sezione al centrale e quanto ha già pagato. L’addebito non è una lista da tenere aggiornata a mano: sono le righe segnate «da pagare» sui documenti di consegna. Non può esistere un addebito senza la roba consegnata.

Il conto è fra il centrale e la sezione, non fra il centrale e i volontari: il materiale non viene consegnato a un socio, viene consegnato alla sezione che l’ha chiesto. Aprendo una sezione si vede riga per riga cosa le è stato addebitato e si registrano i suoi versamenti.

Accanto agli addebiti c’è quello che le è stato dato in dotazione: non si paga, ma è costato al magazzino come tutto il resto, e il centrale deve sapere quanto regala. Si conta al prezzo che la sezione avrebbe pagato, e i due numeri non si sommano mai — uno sono soldi da incassare, l’altro no.

I DPI valgono zero, e non è una dimenticanza. Caschi, divise di protezione civile, tute antincendio: non sono un regalo, sono dovuti a chi va sul posto. Restano nell’elenco di quello che è stato consegnato — vanno tracciati — ma senza un prezzo accanto, e nel riepilogo si contano a pezzi. Contarli fra le cose regalate farebbe sembrare generosità quello che è un obbligo.

Quanto la sezione faccia poi pagare ai suoi volontari, e chi di loro abbia già versato, sta nella scheda «Il mio conto» della sezione: al magazzino non interessa, e le quote dei soci non toccano il saldo verso il centrale.

In fondo alla scheda c’è l’interruttore del foglio contabilità, sezione per sezione.

Foglio contabilità dei servizi

Compare solo sulle sezioni dove è stato acceso. È il registro dei servizi svolti: data, servizio, luogo, descrizione, committente con i dati per il documento, le sigle dei soci impiegati e quelle dei mezzi usciti, il prezzo, se è stato incassato — quando e con che sistema — e che documento fiscale vuole il committente.

• Numerazione progressiva per sezione e per anno.
• In cima: quanti servizi, totale, incassato, da incassare, e quanti documenti fiscali restano da emettere. Un servizio con la fattura richiesta ma non ancora emessa è marcato in rosso.
• «Segna incassato» con un clic dall’elenco, senza riaprire la scheda.
• I mezzi si gestiscono nella stessa scheda: sigla, descrizione, targa. Uno già usato in un servizio non si cancella, va a riposo.
• Scarico in CSV con i filtri applicati, da aprire in un foglio di calcolo o da dare al commercialista.

La pistola dei codici QR

Va configurata in modalità tastiera (HID) con invio finale. Non serve nessun driver e non serve installare niente: per il computer è una tastiera che scrive molto in fretta.

Si clicca nel campo di ricerca della schermata — ordine, consegna o carico — e si spara. La quantità della riga sale di uno a ogni lettura. Se lo stesso articolo compare su più righe con destinatari diversi, riempie la prima ancora incompleta.

Le etichette si stampano dalla scheda Etichette QR del pannello di WordPress. I codici hanno un prefisso che dice cosa sono: A: articolo, U: ubicazione, S: matricola, D: documento, P: socio.

Le regole che il sistema fa rispettare

• La giacenza non va sotto zero. Se provi a consegnare più di quello che c’è, il documento non viene emesso e il sistema dice quanto ce n’è davvero.
• I movimenti non si modificano mai. Sono un libro mastro: si aggiunge, non si corregge. La giacenza è solo un totale, e si può ricostruire in ogni momento dal Cruscotto.
• Chi compare su un documento non si cancella. Un socio con dotazioni in carico o citato su un documento firmato, un fornitore con dei carichi: il sistema rifiuta e spiega perché. Per quelli c’è «Non più attivo».
• Niente doppioni. Dopo ogni salvataggio la pagina si ricarica: premere F5 o il tasto indietro non ripete l’inserimento.
• Un numero di documento non si ripete, e se un’operazione fallisce a metà viene annullata per intero — senza lasciare buchi nella numerazione.

Manutenzione

Nel pannello di WordPress, Magazzino → Manutenzione:

• Esportazione completa in un file JSON: tutto il contenuto del magazzino. È il backup da fare prima di ogni operazione importante.
• Verifica della cartella degli attestati. Gli attestati non stanno nella galleria del sito, che è pubblica, ma in una cartella chiusa. Questa prova mette lì un file e cerca davvero di scaricarlo da fuori: è l’unico modo di sapere se la chiusura funziona. Va fatta una volta dopo l’installazione. Se esce rossa, la schermata scrive la frase da mandare all’assistenza dell’hosting.
• Interruttori: inserimento di soci e articoli dalla pagina pubblica, e schede del magazzino centrale. Vanno chiusi nel momento in cui la password della pagina viene data ai responsabili di sezione.
• Disinstallazione: di norma non cancella niente. Per cancellare davvero bisogna armarla, con una spunta e la parola ELIMINA scritta per intero.

Se qualcosa non torna

Non vedo una scheda che dovrei vedere.

Carico merce e Conti sezioni si possono chiudere da Manutenzione; la Contabilità compare solo sulle sezioni dove è stata accesa.

Le giacenze non tornano con i movimenti.

Dal Cruscotto del pannello si ricostruiscono i saldi. I movimenti non vengono toccati: sono la verità, la giacenza è solo la loro somma.

Ho caricato un aggiornamento e qualcosa non funziona.

Le tabelle nuove vengono create da sole alla prima pagina aperta. Se il problema resta, disattiva e riattiva il plugin: rifà il giro dei controlli.

Ho sbagliato un documento di consegna.

Non si cancella, perché ha già mosso il magazzino. Si registra il movimento contrario — una consegna di rientro — così resta scritto cosa è successo davvero.